Rychlé tipy pro Time management

Rychlé tipy pro time management vám můžou pomoct s drobnými i většími úkoly aniž byste museli překopávat celý svůj denní harmonogram.

Nejdůležitější úkoly dne

Stanovte každý večer nejdůležitější úkoly příštího dne. Úkoly splňte co nejdříve to bude možné. Krom toho, že je budete „mít z krku“, budete mít jistotu, že kdyby se v průběhu dne cokoli stalo, to nejdůležitější budete mít hotové.

Soustředit se na proces (detaily)

„Psát dvě hodiny“ je představitelné a přijatelné oproti „Napsat diplomku“.

Spolknout žábu

„Pokud každý den hned ráno sníte živou žábu, můžete pak tento den prožít směle a s vědomím, že nic horšího vás už nemůže potkat.“ – Mark Twain
Udělejte nejhorší úkol dne hned ráno a víte, že ten den už vás nic horšího čekat nebude.

Jen jednou v ruce (detaily)

Nezdržujte se se stejnou záležitostí víckrát, než je nutné. Vše hned buď vyhoďte/smažte nebo naplánujte na konkrétní datum a čas.

Potřebujete jen něco

Na stole nemusí být všechno, stačí jen to nejnutnější. Udržujte si uklizenou pracovní plochu. Hledání zdržuje a odvádí pozornost. (Vizte Jen jednou v ruce nebo 5S)

Udání termínů (detaily)

Nenapínejte sebe ani druhou stranu, řekněte, kdy to bude. Oba budete moct dále plánovat a deadline může pomoct s motivací.

Rozdělení velkého úkolu (detaily)

Rozeberte velký úkol na součástky. Je jednodušší pustit se do „vytvoření osnovy“ než „napsání seminárky“.

Každý den něco málo

I 10 minut každý den vám pomůže víc než, když se do toho nepustíte vůbec. Navíc nezapomenete, kde jste skončili a nebudete pokaždé začínat nanovo.

Psaní úkolů (detaily)

Když si sepíšete seznam úkolů, na nic nezapomenete a po jejich splnění je můžete škodolibě škrtat. Když je naplánujete na přesný čas, budete dokonce znát své časové možnosti.

Nebojte se říct NE

Pokud už něco nestíháte nebo je toho na vás moc, odmítněte. I superhrdina, který zachraňuje svět, má své priority a mezi nimi je také spánek.

Správně si sednout

Naučte se jak si správně sednout, vyhnete se mnoha problémům. Při nesprávném sezení vám hrozí poškození zad a krční páteře, bolesti rukou (také syndrom tenisového loktu a karpálního tunelu), problémy se zrakem, potíže s dolními končetinami nebo záněty šlach a svalů. Začněte ideálně hned, pravidelný trénink vám pomůže si to zafixovat.

Podle svých možností také zainvestujte do lepší kancelářské židle, případně stolu. Mrkněte na doporučení při výběru správné ergonomické židle.

Výška stolu by měla být ideálně tak, aby předloktí a nadloktí svíralo úhel 90°. Stejná zásada platí při práci ve stoje. Jak si uspořádat věci na stole a kolem sebe jsme řešili v článku 5S.

Židle musí být pevná a stabilní, nesmí se kývat. Sedák židle by měl být vždy nastavitelný – jeho výška, hloubka (pojezd dopředu a dozadu) a sklon.

U stolu byste měli sedět tak, aby:

  • lokty byly u těla
  • lýtka se stehny svíraly úhel 90°
  • chodidlo bylo celou plochou na podlaze
  • zadek byl co nejvíc vzadu
  • jste měli vzpřímená záda
  • boky, ramena a uši byly ve stejné přímce.

Nohy by měly mít dostatečný prostor, aby se mohly natáhnout, případně si zkuste sehnat nožní opěrku, kterou lze polohovat a může i příjemně masírovat chodidla. (Zdroj)

Přestávky

Minimálně každou hodinu se zvedněte, protáhněte se a projděte. Kromě protažení svalů si také okysličíte mozek.

Zdroj obrázku

Zacvičte si

Následuje několik jednoduchých, nenásilných cviků, které můžete vyzkoušet v pohodlí kanceláře a nebudou nijak narušovat váš pracovní zápřah.

Krční páteř

Naklánějte hlavu (ucho) nejprve k levému, pak k pravému ramenu. Pokud chcete, můžete lehce zatlačit rukou. Ale opravdu jen málo. Až ucítíte tah, chvíli prodýchejte a hlavu zvedněte.
Potom hlavu naklánějte šikmo, jako byste se dívali na své koleno. Zdroj

Podpatky, au

Přineste si do práce krabičku/pytlíček s kamínky nebo kaštany. Kamínky vysypte pod stůl k nohám a snažte se je uchopit prsty. Dávejte je s jedné kupičky na druhou, přejíždějte po nich. Nakonec můžete na nohy přenést váhu nebo si na ně rovnou stoupnout a chvíli po nich ťapkat. Zdroj

Hluboký nádech

Pokud možno, sundejte si boty. Posaďte se pohodlně na židli, nohy na šířku pánve. Narovnejte záda a ramena stáhněte dozadu. Ruce položte na stehna s dlaněmi vzhůru.
Hluboce se nadechněte, abyste cítili, jak vzduch naplňuje břicho, žebra, ramena. Pak zase vše vydechněte. Pokud potřebujete ulevit očím od počítače, můžete je zavřít. Nádech a výdech zopakujte 6-12x. Zdroj

Oči

Když se budete příliš dlouho dívat do monitoru, zkazíte si zrak. Procvičujte oči. Každou hodinu se podívejte do dálky (např. na kostelní hodiny), zaostřete a chvíli spočiňte zrakem (aspoň 2 vteřiny), pak se stejně tak podívejte na předměty ve svém okolí – dveře, kolegu, tiskárnu, květinu atd. Zdroj a další cviky.

Pánevní dno

Zvlášť u sedavých zaměstnání se brzy objevují problémy s pánevním dnem. Procvičte ho vsedě na židli několikrát za den. Zkuste na 10 vteřin stáhnout svaly pánevního dna, poté uvolněte. Opakujte desetkrát. Zdroj

Zdroj náhledového obrázku

Jídlo a pití v time managementu

Jídlo a pití vám může významně pomoci s energií. Vzpomeňte si na energii sbalenou na cesty nebo energie na celé dopoledne. Obojí se týká jídla!

Pojďme se podívat, na pár tipů, které se vám při stravování budou hodit.

Pitný režim

„Pijte 10 litrů denně a budete se mít skvěle!“ Ne, vážně ne! Denní minimum by mělo být přibližně
30 ml * 1 kg váhy člověka. Vypočtěte si to tedy dle svých potřeb, neposlouchejte rady, které tvrdí, že KAŽDÝ musí vypít přesně tolik a tolik litrů denně. Samozřejmě v létě vypijete víc, to je v pořádku.

Poslouchejte své tělo. Nedostatek tekutin může způsobovat únavu, bolesti hlavy, problémy s pletí a spoustu dalších problémů. Když budete mít žízeň, pijte. Je to nejvýraznější způsob, jak si tělo řekne o další tekutiny.

Pokud pít zapomínáte, může pomoci aplikace Pitný režim akváriem.

TIP: Osobně jsem si zvykla na sklenici vody každé ráno. Ještě než cokoli udělám, začnu popíjet vodu, kterou jsem si večer připravila k posteli. Nastartuje organismus a hlavně hlavu, zažene žízeň a pomáhá s trávením.

Co ne/pít

Když už víme, kolik toho denně vypít, pojďme se podívat, co radši ano a co ne.

Mnoho lidí si zvyklo pít po ránu kávu. Pokud chvíli budete hledat, naleznete mnoho informací o tom, jak je káva škodlivá. A také mnoho informací, jak je prospěšná.
Než přikazovat nebo zakazovat její pití, doporučím jen k tomu pít aspoň trochu vody nebo kávu někdy nahradit zeleným čajem.

Jako užitečný na povzbuzení je nejen zelený čaj, ale také maté. U tohoto (ne)čaje dejte pozor na dávkování. Jeho pití denně v nepřiměřeném množství může mít neblahý vliv na spánek.

Pokuste se vyhnout sladkým limonádám. Pokud máte chuť na sladké, dejte si raději čerstvé ovoce. A k tomu vodu.

Pivo není vhodnou volbou pro dodržování pitného režimu. Nezapomeňte, že večerní pití alkoholu je jen půjčování si štěstí z druhého dne.

Pravidelnost

Pokuste se jíst pravidelně a nevynechávejte žádná jídla. To se týká i snídaní – i kdyby jen trošku, najezte se. Neodbývejte se. Jde tu o vás a vy se určitě máte rádi, tak si nebudete provádět takové věci jako hlad nebo nedostatek energie. Nebo nezdravé a nevyvážené jídlo.

Sáhněte si do svědomí, co jste měli před delší dobou? Sušenku/chipsy nebo jablko?

Co jíst

Zde neočekávejte skvělý jídelníček pro příští měsíc, spíš tipy na některé potraviny.

  • Mnohem lepší než čtvrtá káva nebo druhý energy drink je pomeranč a procházka.
  • Banány obsahují mnoho nepostradatelných látek a navíc jsou skvělým a hlavně rychlým způsobem získání energie. Zdroj
  • Ovesné vločky ve formě ovesné kaše nebo müsli pomáhají proti stresu a únavě. Navíc obsahují vlákninu, která má příznivý vliv na trávení. Zdroj
  • Sušené ovoce – meruňky dodávají tělu železo, které je důležité v krvi proti únavě a švestky pomohou s tvorbou nervových vláken. Zdroj
  • Pokud se nebojíte pitvy granátového jablka, směle do něj! Obsahuje mnoho vitaminů a minerálů. Pomáhá s trávením a zlepšuje vzhled pokožky. Zdroj
  • Ořechy dodávají dostatek tuků. Vlašské ořechy pomáhá snižovat krevní tlak. Pomůžou i při depresi, podporují funkci mozku a mají příznivý vliv na nervovou soustavu. Zdroj
  • Borůvky, meruňky, ananas a broskve pomáhají psychice a navozují dobrou náladu. Osvěží a odstraní únavu. Zdroj
  • Cibule snižuje krevní tlak a je dobrá při potížích se zažíváním. Česnek prospívá srdci a posiluje organismus. Častá kombinace těchto dvou potravin navíc bude držet lidi dál, a tak vás nebudou tolik zdržovat. Zdroj

 


Tento článek neslouží jako návod na zhubnutí/ztloustnutí. Dodržujte vyváženou stravu, ne, že začnete jíst jen potraviny doporučené v článku výše. Buďte prosím rozumní a pokud jste na pochybách, zeptejte se lékaře nebo výživového poradce.

Vyhazování a sbírání

Pokud patříte ke šťastným lidem, kteří neskladují, nesbírají a nesyslí věci, máte můj obdiv a mou závist. Celý svůj život se potýkám s lítostí vyhazovat věci, protože TOHLE se přeci jednou bude/může hodit.

Jak se se sbíráním prát?

Není to vždycky jednoduché. Někdy prostě neumíme určit, jestli se daná věc bude nebo nebude hodit. Začneme s těmi jednoduššími rozhodnutími.

Rozbité

Znáte to, hrnek s ulomeným uchem, zohýbaná lžíce, rozvrzaná postel na půdě. Skutečně ty věci ještě budete používat? No tak, straší u vás už tak dlouho a pořád jste se neodhodlali udělat z toho hrnku květináč, lžíce je na dně příborníku a postel nikdo nechce, protože si raději koupí novou. Zbavte se toho! Nabídněte postel na bazaru klidně za odvoz a rozbité věci, které nelze udat, vyhoďte. Udělejte si doma prostor na hezké věci. Vždyť máte tolik pěkných hrnků a nové příbory se na vás smutně dívají z krabice už od Vánoc.

Nepoužívané

Sem se často řadí oblečení. Máte asi trilion triček a tisíc kalhot, ale stejně točíte od každého tři nejoblíbenější. Na co máte ten zbytek? Existuje na to rázná metoda: vše, co jste neměli rok na sobě, vyřaďte (second-hand, známí, bazary, dobročinnost).

Výjimku tu budou tvořit snad jen pohorky a oblečení pro speciální události, které se nedějí každý rok (svatby, pohřby).

Že nevíte, co jste tento rok ne/využili? Vytvořte si systém. Všechna ramínka ve skříni pověste stejným směrem, a když věc použijete, ramínko dejte opačným.

Památeční věci

S touto skupinou je asi největší problém. Sentimentální vztah k věcem je neštěstí. Zkuste se zamyslet, zda to pro vás má skutečně takovou hodnotu. Pojí se k tomu dobré vzpomínky? Proč se toho nechceme zbavit? Neposloužilo by to někomu více? Co s tou věcí budete dělat? Fakt si to vezmete do hrobu?

Snažte se držet pravidla Jen jednou v ruce. Případně se věcmi čas od času proberte a pokuste se něco vyházet. Není to nejefektivnější metoda, ale za dobu, kterou jste věc neviděli/nepoužívali se může vytratit právě sentimentální hodnota a není už tak těžké se toho zbavit.

Způsob, který se mi osvědčil

Pokud máte někoho, kdo vás má rád a ochotně vám za pozvání na zmrzlinu pomůže, požádejte ho, aby vám pomohl protřídit nějaké věci. Cizí pohled na věc může pomoct, získáte nezaujatý názor na potřebnost dané věci.

Nebojte se říct NE

Nemusíte přijmout vše, co vám kdo dává. Ani to, co vám nabízí za výrazně nižší cenu. Že je to levnější nebo zdarma, neznamená, že je to užitečné.

Rychlé tipy

  • Co je možné mít elektronicky, mějte elektronicky (ideálně pouze tak).
  • Co nemáte rok v ruce, nejspíš není tolik důležité.
  • Že je to levné, neznamená, že to musíte vlastnit.
  • S rozbitou věcí si rovnou naplánujte cestu do opravy (a zapište do kalendáře). V opačném případě ji vyhoďte.
  • Vážně to potřebujete? Zkuste cvičně vymyslet i negativa.
  • Prošlé potraviny už opravdu nenajdou ve vaší spíži jiné využití.

 

A věrně známé rady

  • Ne, jedno hrající sluchátko už nevyužijete, když máte nová, funkční, obě.
  • Ne, zbylý vosk nebudete tavit do nových svíček.
  • Ne, ten skartovaný papír budete jen zbytečně dlouho skladovat a ruční papír z něj nikdy nebude
  • Ne, nepotřebujete to 2x jednou to stačí. Dvoje stejné lodičky neunosíte.
  • Ne, ten materiál, co skladujete na nějaký návod z Pinterestu, nejspíš nikdy nevyužijete.
  • Ne, ten knoflík, co s nadějí ukládáte do šití, stejně v případě nouze nenajdete.
  • Ne, prázdné lahvičky od parfémů nejsou boží dekorace.
  • Ne, ty dlažební kostky teď nemáte kam dát, i když jsou zdarma.
  • Ne, nemusíte skladovat všechny krabice „pro případ nouze“.
  • Ne, 4. řasenka je zbytečná, většina lidí stejně nepozná rozdíl.
  • Ne, náramek z mušlí z Chorvatska nebudete nosit.
  • Ne, ze svých poznámek se střední se nebudete učit se svými dětmi.
  • Ne, ke starým verzím diplomky se už nevrátíte.

Debordelizace hlavy

Každý máme starosti. Některé jsou dlouhodobější, jiné rychle pominou, ale všechny mají jedno společné, zatěžují nám hlavu a taková debordelizace hlavy (úklid, zklidnění) by se moc hodila.

Úklid kolem sebe

Na internetu najdete spoustu článků, jak úklidem bytu a věcí kolem sebe pomáháte mysli. Ne vždy je to pravda, starosti s hypotékou nezmizí s utřením prachu. Na druhou stranu pokud budete vědět, kde máte veškeré podklady k té hypotéce a víte, koho v jakých případech kontaktovat, budete moci provádět racionální rozhodnutí.

Zkuste snížit entropii kolem sebe. Nejspíš nebude vše najednou perfektní, ale zbavit se starých věcí a uspořádat věci kolem sebe vás může trochu povzbudit. Minimálně se z otravné práce nebudete vracet s pocitem, že musíte uklidit.

(Trochu) aktivní odpočinek

Dejte hlavě pauzu. Nemusíte nutně odpočívat spánkem, ale zkuste se pro jednou vyhnout televizi, internetu, hrám na telefonu aj. Jděte se raději projít. V ideálním případě do přírody, do zeleně. Vezměte staré pečivo a nakrmte kachny. Zkuste si odpočinout jinak, než jste zvyklí. Mozek bude vstřebávat nové vjemy a upozadí tu část, která se zabývá aktuální starostí.
Malujte a tvořte, zaměstnáte tak levou hemisféru mozku a zapojíte kreativitu. Ta vám pak může pomoci i s řešením problému.
Rozhýbejte se. Svižná procházka nebo projížďka na kole vám rozproudí krev a okysličí mozek.

Všechno nemusí být perfektní

Přestože na něčem vážně makáte, máte to rádi a baví vás to nemusí všechno vyjít úplně stoprocentně. Nebuďte z toho zklamaní a smutní. Vždyť i projekty největších firem se často odevzdávají vypracované na cca 80% (nestíhá se to nebo to není úplně ono) a i jim to projde. Nemějte strach, že byste selhali nebo něco pokazili. Neúspěch by to byl jen v případě, že byste pro to nic neudělali.

Už od školy je nám vtloukáno, že cokoli horšího než „nejlepší“ je špatně. „Jé, ty máš dvojku … a proč to není jednička?“ „Když víš, že ti jako jediný nejde dějepis, proč se nezaměříš hlavně na něj? Pak bys mohl mít jedničky ze všeho!“ Vždyť ale mít na vysvědčení jednu dvojku ještě nikdy nikoho nezabilo!

Neřešte perfektní výsledky, pokud jste se dostali do dalšího ročníku, pokud je práce alespoň dobře (i když ne výtečně) odvedená a jestli vaše dítko umí aspoň pozdravit a poděkovat, tak (i když jinak drobí při jídle všude) pořád to všechno dopadlo docela dobře a nic zlého se neděje.

Pište si

Pokud vás něco trápí, dostaňte to z hlavy. Napište to. To je důvod, proč tolika lidem pomáhá vést si deník. Nebo to někomu řekněte, třeba takové popovídání s kamarádem/kou u čaje může mít blahodárné účinky. I kočka může mít pochopení, ale to už záleží na její povaze…

Pokud vás deník nebo čajovna neláká, tak minimálně večer před spaním si napište na kus papíru, co musíte udělat a na co nemáte zapomenout – to kvůli tomu, abyste mohli jít klidně spát a nemuseli myslet na to, co všechno vás ještě čeká. O tom mluví i příběh se sklenicí vody.

Dýchejte

Uklidnění před prezentací nebo před spánkem dosáhnete pomocí dýchání. Pokud se potřebujete takto zklidnit, najděte si pohodlnou pozici a zajistěte, aby vás nic nerušilo.

Při nadechování počítejte 4
Zadržte dech a počítejte od 7
Vydechujte při počítání do 8

Spěte aspoň 7 hodin denně a odstraňte nepříjemné zdroje světla (prodlužovačky, stand-by režim u TV apod.). Vyhněte se večernímu brouzdání po internetu na mobilu. Choďte spát ve stejnou dobu a ve stejnou dobu vstávejte.

Jen jednou v ruce

Tato praktická pomůcka pomáhá nejen v time managementu. Využijete ji prakticky všude při sebeorganizaci. „Jen jednou v ruce“ znamená, že se stejnou věcí nebudete zaobírat vícekrát, než je nutné, že víte přesně kdy a zda vůbec se k dané záležitosti znovu vrátíte.

Papíry, předměty

Vždy, když vám do ruky přijde nějaký papír, šanon, jakákoli věc, přemýšlejte, zda ji využijete a jak. Podle toho s tím také manipulujte – zařaďte do archivu, ukliďte do police nebo vyhoďte.

Vlastní soubory

Lidé, kteří si někdy připravovali nějaký delší text nebo prezentaci, to jistě znají. Několik verzí souborů. Je to pochopitelné, v předchozí verzi jsou poznámky od člověka, který to kontrolovat, v té předchozí je zase obrázek, který se nehodil do té nové, ale co kdyby na něj ještě zbylo místo…

Popřemýšlejte nad tím znovu. Skutečně se k té starší verzi ještě vrátíte? A i kdyby ano, opravdu potřebujete všechny verze i po odevzdání daného textu/po prezentaci?

Nejlepší variantou je samozřejmě rovnou nahradit starý soubor aktuálním.

Stažené soubory

Další potíží jsou stažené soubory, ať už se jedná o obrázky, videa nebo texty. Pojmenovávejte je skutečnými jmény, dejte si tu práci na, že přejmenujete soubor z „001.png“ na „ara prezentace.png“. Soubor ukládejte vždy do složky, do které patří. Složku „Stažené soubory“ nechávejte prázdnou. Se souborem potom pracujte rovnou, pokud se jedná o hudbu do mobilu, uložte ji do mobilu atd. Dle možností soubor také vymažte, jakmile ho nebudete potřebovat.

E-maily

Vyplývá z příchozího e-mailu nějaká akce? (Schůzka, úkol, výukový materiál)

Schůzku rovnou napište do kalendáře (Google mail, Outlook aj. nabízí možnost rovnou naplánovat v kalendáři a poslat pozvánky). Můžete úkol udělat hned? Pokud ano, udělejte ho a e-mail smažte. Výukový materiál zařaďte do patřičné složky.

 

„Zbavujte se“ všeho, co vám přijde do ruky. Když si domluvíte schůzku, zapište si informace o ní do diáře. Když jste pověřeni úkolem, splňte ho nebo pro něj vyhraďte čas v kalendáři. Když si v noci potřebujete jít odskočit, běžte hned. Když splníte nějakou povinnost, vymažte pověřovací e-mail nebo to odškrtněte v to-do listu.

Výhodou tohoto přístupu je, že budete přesně vědět, kdy co máte dělat a kdy máte čas. Přestanou se vám „ztrácet“ věci, soubory, nebudete zapomínat na schůzky a navíc se už nestane, že nějaký úkol bude zapomenut a vy se tak vyhnete stresu před deadlinem.

Mrkněte i na další rychlé tipy sebeorganizace.

5S

5S se řadí mezi nejdůležitější přístupy „štíhlé výroby“ (lean) v japonských firmách. Štíhlá výroba spočívá v omezení plýtvání a zefektivnění výroby.

Nejspíše se divíte, jak taková věc souvisí s time managementem, ale pokud vezmete v úvahu, že k němu patří i sebeorganizace a úklid, už vám to tak zvláštní připadat nebude. Pojďme se společně podívat, jak vám může tato metoda pomoct a jak ji můžete sami zavést.

Co znamená 5S

  1. Seiri (utřídit)
  2. Seiton (uspořádat)
  3. Seiso (udržovat pořádek)
  4. Seiketsu (určit normy, pravidla)
  5. Shitsuke (upevňovat a zlepšovat)

V českém podání by to tedy mohlo být spíše 5U. Pojďme si jednotlivé kroky rozebrat a zavést.

  1. krok: Seiri – utřídit

Cíl: rozlišit zbytečné od nezbytného
Všechny věci na pracovišti roztřiďte na 3 druhy:
– co je nepotřebné
– co se používá jenom občas (déle než jednou za 30 dní)
– co je nutné k práci každý den
Podle skupiny potom vše uspořádejte. Nepotřebné vyhoďte, občas používané ukliďte do skříně nebo do skladu, nezbytné a často používané věci potom patří do šuplíku případně na stůl.

  1. krok: Seiton – uspořádat

Cíl: věci urovnat tak, aby bylo jejich nalezení vyžadovalo minimum času.
Všechno na pracovišti ukládejte podle zásad ergonomie a podle potřeby. Návody, pořadače a ostatní dokumentaci přehledně označujte a ukládejte. Každý předmět má své místo a na něj ho také po použití vracejte.

  1. krok: Seiso – udržovat pořádek

Cíl: Předměty na pracovní ploše a prostor jako celek udržovat čistý
Když ukládáte předměty, ukládejte je čisté a na své místo. Vyhnete se tak inkoustu mezi papíry a sponek zamotaných ve špendlících a gumičkách.

  1. krok: Seiketsu – určit pravidla

Cíl: standardizovat a zvyknout si na uložení věcí a jejich vracení na správná místa.
Je potřeba stav udržet a případně zlepšovat (odklízet ze stolu nepoužívané věci). Dalším cílem je i to aby se vám prostředí líbilo vizuálně. Co byste rádi upravili?

  1. krok Shitsuke – upevňovat a zlepšovat

Cíl: zvyk na 5S, sebedisciplína, pravidelná revize
Vytvořte si návyky, pravidelně uklidit pracovní prostředí, dávat si pozor na to, co kam dáváte, dokud to nebude automatické.

Uspořádání pracovního stolu

Pokud tápete ohledně uspořádání svého pracovního stolu, mrkněte na následující tipy:

  • Pokud vybíráte pracovní stůl,
    • vybírejte raději dřevo než sklo. Skleněný jistě vypadá lépe, ale chlad může být nepříjemný.
    • nastavitelná výška se hodí nejen pro velmi vysoké nebo malé lidi, v současné době je moderní i práce ve stoje nebo naopak sezení na zemi a pro oba případy se hodí stoly s nastavitelnou výškou desky.
    • desku stolu volte bez vyvýšených a ostrých okrajů – ty jsou časté u levnějších variant počítačových stolů, jsou však nepříjemné pro delší práci.
    • velikost desky stolu vybírejte podle toho, co všechno plánujete na stole dělat, pokud bude na stole umístěn trvale počítač, vybírejte tak, aby se tam vešla i běžná „papírová“ práce.
    • deska stolu by měla být hladká, případně si pořiďte podložku na psaní.
  • Monitor počítače by měl být přímo naproti vám (ne bokem)  ve vzdálenosti 50-70 cm ve výšce očí nebo mírně pod ní.
  • Osvětlení by mělo přicházet zepředu zleva, pokud jste pravák, a obráceně – nebudete si tak při psaní stínit. Vybírejte světlo, které můžete polohovat.
  • Šuplíky volte na straně dominantní ruky. Mnoho stolů má možnost vybrat si stranu při jeho sestavování.
  • Stejně tak diář, telefon, funkční psací potřeby a předměty denní potřeby, které musíte mít na stole (a nemělo by jich být moc) umístěte po pravé ruce (po levé pokud jste levák).
  • Užitečné je také box na dokumenty od kolegů nebo poštu, aby papíry nebyly všude.
  • Pokud je to trochu možné, mějte za stolem obrázek nebo fotografii přírody (pokud není možné tam mít okno). Zelená uklidňuje a oči si čas od času potřebují odpočinout od zářícího monitoru. Může se hodit i malá pokojová rostlina.
  • Na sezení volte raději klasickou kancelářskou židli. Můžete si nastavit výšku a sklon dle potřeb. Míči se spíše vyhněte, nemá možnost opření se a navíc budete mít tendenci pořád poskakovat.

Další možnosti uspořádání najdete zde. K uspořádání podle Feng Shui je ještě třeba dodat, že bystě neměli u pracovního stolu sedět zády ke dveřím – to totiž, kdyby se někdo potichu přikradl a chtěl by vás bodnout do zad.
Nápady najdete i na dalších stránkách.

Rozdělení velkých úkolů

Napsat diplomku, sestavit výsledovku nebo smontovat auto není práce na jeden večer. Většinou. A nikdo to po vás ani nechce.

O těchto úkolech pravděpodobně víte dávno dopředu. Jediným problémem je dokopat se do toho.

Poradím vám trik. Neříkejte (si), že musíte napsat diplomku. Radši (si) řekněte, že chcete udělat osnovu. Všimněte si hned dvou věcí v tomto přístupu: „chci“ zní úplně jinak než „musím“. Na „musím“ pravděpodobně zareagujete „nechce se mi“, ale v „chci“ už sami slyšíte odhodlání. Můžete tak trochu obalamutit mozek. Další věcí, které si všimněte, je to, co se má udělat – diplomka versus osnova. Osnova tolik nebolí, že ne, nezdá se to nesplnitelné a vzdálené. Dává vám to prostor si dnes ještě pustit ten seriál bez větších výčitek, protože osnovu zvládnete poměrně rychle.

Rozdělte si velký úkol na dílčí úkoly.

Diplomovou práci jistě nebudete psát najednou. Nejprve se podíváte, jaké se nabízí zdroje. Podle toho nejspíš vyplyne osnova, kterou budete dále rozšiřovat na podbody – kapitoly. Nejdříve si zjistíte teoretické podklady, pak budete postupovat k metodám, jaké budete používat v praktické části. V praktické části si zajistíte podklady a potom je zpracujete. Nakonec přijde lepení celkového textu, psaní úvodu a závěru a jako třešnička na dortu citace a formátování. Triumfem bude výběr desek a tisk.

Z tohoto jasně můžete číst, že to nemusíte dělat najednou a že si práci lze určitým způsobem rozdělit. Od teď tedy ne „Musím psát diplomku“, ale „Dneska chci napsat kapitolu o…“ Ne „Nemůžu ven, musím psát diplomku,“ ale „Dneska se chci podívat, jak máme citovat a nastavit si podle toho styly, takže pokud mi kvůli přesunu jednoho obrázku o 2 mm nepřeloží Word 4 stránky do hebrejštiny, nepodbarví úvod žlutě, nepřidá 15 prázdných stránek a v dálce nezahouká sova, budu mít pak čas jít na pár piv. A půjdu rád.“

Stejně tak si můžete rozložit i další činnosti:

vyplňování daňového přiznání = zjištění závazných termínů, zajištění podkladů, nalezení návodu na vyplňování, vyplnění, eventuální hledání pomoci,…

nutnost stěhování = nalezení odhadce ceny stávající nemovitosti, poohlédnutí po realitní kanceláři, obhlédnutí nemovitostí na trhu, porovnání stěhovacích firem, balení, stěhování, vybalování, nahlášení změn na úřady,…

Jistě vás napadne mnoho dalších věcí. Je potřeba se s danou věcí hned nestresovat a spíš popřemýšlet, jak by se dala rozdělit (případně, co by se dalo předat na někoho jiného).

Pokuste se každý den udělat aspoň malý kousek. I kdyby šlo jen o vytvoření úvodní stránky, popřemýšlení o rozpočtu, vypsání preferencí. I malý kousek vás posune dál. Navíc, když si k dané práci sednete, zjistíte, že to není zdaleka tak bolestivé, jako se zdálo, když jste se k tomu přemlouvali. Zvažte také, jak se k tomu postavíte, zda se jedná o proces nebo produkt.

Všechno má své řešení, a pokud to náhodou řešení nemá, je vaším prvním úkolem tomu řešení najít.

Proces nebo produkt

Při vypracovávání delších úkolů (delší = minimálně v rámci hodin), je často velmi složité donutit se do daného úkolu pustit. Často ani nejde o samotnou práci, ale prostě se k tomu „dokopat“. Zkuste se místo výsledku zaměřit raději na proces tvorby.

Víme, že je toho moc a strávíme nad tím mnoho času. A nechce se nám. Hodně se nám nechce. Raději bychom dělali cokoli jiného a to i věci, které obyčejně nemáme rádi. Třeba úklid. Ve chvíli, kdy je nutné napsat diplomovou práci (dosaďte si úkol dle libosti), raději vše pečlivě uklidíme, utřeme prach, zameteme a vytřeme a pastelky srovnáme podle kódů barev. To už je večer? Jejda, tak to se zase na tu diplomku nedostalo… A takhle pořád dál.

Nechce se nám. Máme pocit, že to bude bolet, když se do toho pustíme. A tím je myšlena skutečná psychická i fyzická bolest a utrpení.

Dá se to zvládnout

Pro začátek je potřeba to celé převést do realistické roviny. Bude to jeden z prvních kroků a slibuji, že ten bolet nebude.

Ano, musíte napsat diplomku, to je fakt. Zabere vám to hodně času, to je taky fakt. ALE, je to reálné, zvládlo to už spousta lidí a vy jste se dostali až tak daleko, že zbývá (téměř) jen napsat diplomku. To jste zvládli docela dost – zvládli jste noční neklid na kolejích, zvládli jste dojíždění, zvládli jste nedostatek jídla (případně jste přežili UHO v menze), zvládli jste desítky předmětů – zápočty i zkoušky, zvládly jste povyšování se učitelů, zvládli jste úředního šimla a zvládli jste i tu divnou spolubydlící, která se bála jedné aromatické svíčky, protože způsobuje rakovinu a odmítla vejít do pokoje, dokud svíčka hořela (true story). Diplomka by vás tedy neměla zastavit.

Vraťme se k tématu. Diplomka (nebo cokoli jiného) není úkol na chvíli a přemlouvání do psaní bývá ještě delší. Máte dvě možnosti – diplomku rozdělit na kousky a vypracovávat ty kousky nebo se zaměřit na proces tvorby a ne na výsledek (tomu se budeme teď věnovat). Případně můžete obě metody zkombinovat.

Proces tvorby

Nezaměřujte se na výsledek (dnes napíšu 8 stránek), ale na proces (odpoledne budu 2 hodiny psát). Psát 2 hodiny není nedosažitelné a jediné, co k tomu potřebujete, jsou ty 2 hodiny. Naplánovat si 8 stránek vás může znechutit, protože mozek si řekne: „Jaj, 8 stránek a dokud to nenapíšem, ten seriál si nepustíme. Nééé, já chci seriál, 8 stránek je moc, to bolí, né, pusťe mě ven!“ Na ty 2 hodiny psaní bude pravděpodobně frfňat taky, ale bude to vypadat jinak: „Fajn, od 14 hodin píšu, v 16 je volno… To psaní je fakt hnusný, ale aspoň ještě kus odpoledne mi zbude a stihnu půl série.“

Výhodou stanovení přesného cíle (8 stránek) je, že znáte výsledek. Víte, jaká bude startovací pozice zítra a kolik přesně vám bude po dnešku chybět napsat. Výhodou zaměření na proces (2 hodiny) je, že pokud se zaseknete u něčeho komplikovaného, co jde pomaleji, se nebudete ten den trápit s dalšími 7 stranami a opačně, pokud vám daná část půjde od ruky, můžete toho napsat mnohem víc.

V naplánovaném časovém intervalu se také snáze plánují pauzy (např. s použitím metody POMODORO) a případná vyrušení.

Nejhorší smrt je z vyděšení

Nebojte se toho úkolu (on se vás nejspíš bojí mnohem víc). Klidně si jen sedněte a čtěte si své předchozí poznámky, třeba vás něco napadne. Nebo můžete upravovat formátování. Zkuste každý den něco málo, i kdyby to mělo být jen 10 minut upravování grafů. Stojí to za to. Pokud se tomu budete věnovat každý den jen malou chvíli, budete se v práci lépe orientovat a nebudete zapomínat, kde jste skončili, tedy nebudete muset pokaždé začínat nanovo. Mozek si navíc zvykne, že to nebolí a že nevadí, když se na to chvilku podívá. A kdo ví, třeba zapomene na to, že pracuje a strávíte spolu příjemné 4 hodiny psaní bez utrpení (bez ironie).

Mrkněte i na další tipy.

Psaní úkolů

(Článek se netýká psaní domácích úkolů.)
Ať už se řídíte pravidlem Jen jednou v ruce nebo úkol jednoduše nechcete zapomenout, pomůže zapisování úkolů.

Proč si úkoly psát?

  1. Nezapomeneme
    Možná namítnete, že tím, že si úkoly zapisovat nebudete, si trénujete paměť. To je pravda a rozhodně vás za to chválím. Buďme ale upřímní, ne na všechno si vzpomeneme a některé detaily úplně vypustíme.
  2. Plánování
    Když si píšete úkol, můžete k němu rovnou přidat čas a datum. Budete přesně vědět, kdy se činnosti budete věnovat a zadavateli úkolu můžete říct, kdy mu předáte výsledek nebo kdy se s vámi má spojit.
  3. Odškrtávání
    Ten zatraceně dobrý, trochu škodolibý, pocit, při škrtání dalšího úkolu, nic nenahradí!
  4. Klid
    Psát si úkoly pomůže mít pořádek v organizaci času i v hlavě.

Kam úkoly psát?

To nejvíc záleží na tom, co používáte jako hlavní „úkolovník“. Používáte papírový nebo elektronický diář? Zapište to tam. Výhodou tohoto je přesné časové určení, kdy se úkolu budete věnovat. Využívat ale můžete i TO-DO lístek, nejrůznější aplikace nebo klidně post-it bločky.

Mrkněte na další rychlé tipy v time managementu.