Jen jednou v ruce

Tato praktická pomůcka pomáhá nejen v time managementu. Využijete ji prakticky všude při sebeorganizaci. „Jen jednou v ruce“ znamená, že se stejnou věcí nebudete zaobírat vícekrát, než je nutné, že víte přesně kdy a zda vůbec se k dané záležitosti znovu vrátíte.

Papíry, předměty

Vždy, když vám do ruky přijde nějaký papír, šanon, jakákoli věc, přemýšlejte, zda ji využijete a jak. Podle toho s tím také manipulujte – zařaďte do archivu, ukliďte do police nebo vyhoďte.

Vlastní soubory

Lidé, kteří si někdy připravovali nějaký delší text nebo prezentaci, to jistě znají. Několik verzí souborů. Je to pochopitelné, v předchozí verzi jsou poznámky od člověka, který to kontrolovat, v té předchozí je zase obrázek, který se nehodil do té nové, ale co kdyby na něj ještě zbylo místo…

Popřemýšlejte nad tím znovu. Skutečně se k té starší verzi ještě vrátíte? A i kdyby ano, opravdu potřebujete všechny verze i po odevzdání daného textu/po prezentaci?

Nejlepší variantou je samozřejmě rovnou nahradit starý soubor aktuálním.

Stažené soubory

Další potíží jsou stažené soubory, ať už se jedná o obrázky, videa nebo texty. Pojmenovávejte je skutečnými jmény, dejte si tu práci na, že přejmenujete soubor z „001.png“ na „ara prezentace.png“. Soubor ukládejte vždy do složky, do které patří. Složku „Stažené soubory“ nechávejte prázdnou. Se souborem potom pracujte rovnou, pokud se jedná o hudbu do mobilu, uložte ji do mobilu atd. Dle možností soubor také vymažte, jakmile ho nebudete potřebovat.

E-maily

Vyplývá z příchozího e-mailu nějaká akce? (Schůzka, úkol, výukový materiál)

Schůzku rovnou napište do kalendáře (Google mail, Outlook aj. nabízí možnost rovnou naplánovat v kalendáři a poslat pozvánky). Můžete úkol udělat hned? Pokud ano, udělejte ho a e-mail smažte. Výukový materiál zařaďte do patřičné složky.

„Zbavujte se“ všeho, co vám přijde do ruky. Když si domluvíte schůzku, zapište si informace o ní do diáře. Když jste pověřeni úkolem, splňte ho nebo pro něj vyhraďte čas v kalendáři. Když si v noci potřebujete jít odskočit, běžte hned. Když splníte nějakou povinnost, vymažte pověřovací e-mail nebo to odškrtněte v to-do listu.

Výhodou tohoto přístupu je, že budete přesně vědět, kdy co máte dělat a kdy máte čas. Přestanou se vám „ztrácet“ věci, soubory, nebudete zapomínat na schůzky a navíc se už nestane, že nějaký úkol bude zapomenut a vy se tak vyhnete stresu před deadlinem.

Mrkněte i na další rychlé tipy sebeorganizace.